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面試時間安排有講究

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        冷空氣如約而至,說好的大雪呢?4-5級的大風灌到脖子里,刺骨的涼,對我來講,卻一點不及南方的陰冷讓人忍受不了。

 

        忍受不了南方的濕熱、扛不住南方的陰冷,終究成不了精致的南方人,只能發展成今天的女漢子。一方山水養一方人,我是最好的證明。

 

        Q先生的電話邀約率極高是值得肯定的,可面試時間的安排卻讓我吃盡了苦頭,不僅考驗我的統籌協調能力和應變能力,還有體力。

 

        “Lisa,明天上午我約了十個人來面試,這是他們的簡歷和時間安排,您看一下?!?/span>

 

        “好的,效率很高嘛!嗯,十點上班,從十點半開始安排面試,有個準備和緩沖時間,挺好的……“當我看到第三個人的面試時間依然是十點半時,就有一種不好的預感,不會是所有人的面試時間都約在十點半吧?

 

        果真是如此安排的,我都可以想象這些人全部如約而至時,辦公室會是一種什么景象。

 

        無語卻也無奈,誰讓人沒接觸過人力資源呢,只能致謝并快速地將相同崗位的人選放到一起,通過排列組合,將面試和筆試時間能很好的錯開,不至于讓其他人等得太久。

 

        之前已說過,Q先生屬于比較固執的人,他對這樣緊湊的時間安排不以為然,認為無傷大雅,讓他們等一會也沒關系。

 

        要想提高我的工作效率和質量,面試安排是第一個需要解決的問題。在這之前,我需要想好如何與有背景的人溝通。不能說我一個人面試忙不過來,更不能直接告訴他,你這樣安排時間是有問題的、面試時間要與面試官協調溝通好之后再確定等。

 

        結合他的個性特點、背景以及他對企業的歸屬感和認同感,我決定從企業形象、企業規范化和工作計劃性來說明合理安排面試時間的重要性和必要性。

 

        公司雖然處于創業初期,但經營管理人員都是具有豐富的企業管理經驗,且已成功在深圳運營一家類似的企業,公司的管理相對白手起家的企業,企業管理水平的起點都要高于同類型的企業。合理安排面試時間,對于企業形象維護、品牌塑造以及企業管理的規范性有以下好處:

 

        1、合理的安排面試時間,一方面能體現公司有清晰的業務流程,另一方面也能看出工作安排的計劃性和統籌安排能力,避免出現求職者到公司之后發現有面試的、有等待的、有做筆試題的,給人一種亂七八糟的感覺;

 

        2、合理的安排面試時間,能給求職者一個充分展示自己的機會,也能提供一個比較舒適安靜的溝通環境。避免出現中途被打斷,被干擾,一方面是不禮貌的行為表現,另一方面也會影響面試質量,影響求職者的發揮,對人選的評估會產生負面的影響;

 

        3、求職者要么是處于離職狀態,要么是在職,那么他們對自己每一天的面試時間都有所安排,每家單位預留的時間不會超過兩個小時。由于時間安排問題,一方面對企業有影響,也會打亂或干擾求職者的計劃,比如請假外出時間超出實際要求時間,等待時間太久而導致下家面試遲到甚至因此而喪失非常好的機會。

 

        如此闡述,在一定程度上會讓原本將企業當家的Q先生更能接受并按要求操作,同時也不會引起對方的反感或抵觸。此后,Q先生每次在預約面試前,都會先問我一天的工作安排,哪些時間段是可以面試的,每個時間點安排幾個人選比較合適等。合理安排時間,一方面能加強自我工作的計劃性和時間管理,另一方面也能形成規則并逐漸內化為員工的習慣。我跟Q先生約定面試時間安排原則如下:

 

        1、跟所有的人選都明確具體的面試日期、時間點,必須明確到幾點幾分,同時要將面試和筆試共計花去的時間提前告知求職者,便于對方合理安排自己的行程;

 

        2、在初面和用人部門復試環節,盡量尊重人選的時間安排,人力資源部和用人部門負責人則事先調整自己的工作計劃,總經理綜合面試環節則盡量以總經理行程安排為準;

 

        3、每個時間點安排兩個人,應聘同一崗位的人選盡量安排在同一或鄰近時間點,一方面有利于比較人選的水平,另一方面有利于面試官的思維和知識轉換;

 

        在這里再討論一下總經理面試時間安排問題,一般可遵循以下原則:

 

        (1)事先跟總經理溝通大致的面試日期(最好能確定面試日期,并安排一天或兩天集中面試),并提前告知人選,讓對方有一個大致的工作安排;

 

        (2)確定每個人選的面試時間時,先可根據崗位、人選初復試的評估意見等排一個時間表,再與人選進行時間點的確認,對你所安排時間點有異議的,可做微調;

 

        (3)每個人的面試時長需要根據崗位和人選初復試情況做一個預估,如主管級以下員工可每人預留40分鐘,中高管則需要預留1個小時30分鐘左右,可以根據總經理面試規律總結出平均時長;

 

        (4)所有人選時間確定后,將時間安排表等面試所需資料報總經理查閱,讓其提前了解所需要面試的人選信息;

 

        (5)領導綜合面試時間全部敲定后,HR還需要給人選發一備忘信息,包括應聘崗位、具體面試日期和時間點、面試地點、面試接待聯系人及其聯系方式等。

 

        無論面試結果如何,人選能否錄用或者對方是否選擇企業,這些過程性的行為都能在一定程度上給人選留下至少不壞的印象,退一萬步講,多結識各行各業的人選,當下不合適也許將來會合適,也是HR人才儲備和人脈積累的較佳時機。

 

        新的環境和領導,面試流程也許差不多,但過程和細節會大有不同。第一撥人選參加總經理復試,一方面是企業在選人,另一方面也是對HR經理能力的第一關考驗,當然也是HR經理觀察、分析與總結領導的面試風格、習慣及對人選的特殊要求,不過這都是后話。面試時間安排好之后,該給領導準備面試所需參考的資料了,那么都需要準備哪些資料呢?

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